OTRS: Sending/Receiving Email

Mengirim Email

---

Via Sendmail (default)

OTRS dapat mengirimkan email melalui Sendmail [http://www.sendmail.org/], Postfix [http://www.postfix.org/], Qmail [http://www.qmail.org] atau Exim [http://www.exim.org]. Konfigursi default adalah menggunakan Sendmail dan harus bekerja out-of-the-box.

Pengaturan Sendmail dapat dilakukan melalui konfigurasi interface grafis (Framework::Core::Sendmail).

Via SMTP Server atau smarthost

OTRS dapat mengirim email melalui SMTP (Simple Mail Transfer Protocol/RFC 821) atau Secure SMTP. Pengaturan ini digunakan jika menggunakan platform non-UNIX (misalnya Windows). Pengaturan server SMTP dapat dikonfigurasi melalui SysConfig (Framework::Core::Sendmail).

Jika pilihan SMTPS tidak tersedia, berarti modul Perl yang dibutuhkan hilang. Dalam hal ini, lihat “Instalasi modul Perl yang dibutuhkan untuk OTRS” sebagai petunjuk.

Menerima Email

---

Konfigurasi Mail accounts melalui GUI OTRSOTRS dapat menerima email dari POP3, POP3S, IMAP, dan IMAPS mail accounts. Konfigurasi mail account melalui link PostMaster Mail Account pada halaman Admin.

Jika mail account baru akan dibuat, maka nama mail server, nama login, dan password harus ditentukan. Selain itu, tipe mail server (POP3, POP3S, IMAP, dan IMAPS)  juga harus dipilih. Jika pilihan tipe mail server yang diinginkan tidak tersedia, berarti modul Perl yang dibutuhkan hilang. Dalam hal ini, lihat “Instalasi modul Perl yang dibutuhkan untuk OTRS” sebagai petunjuk.

Jika memilih “Yes” pada pilihan Trusted, setiap X-OTRS header yang dilampirkan pada pesan yang masuk akan dievaluasi dan dieksekusi. Karena X-OTRS header dapat menjalankan beberapa aksi dalam sistem ticket, maka pilihan Trusted dipilih “Yes” hanya untuk pengirim yang dikenal. X-OTRS header digunakan untuk modul filter di OTRS. Setiap aturan Postmaster filter yang dibuat dapat dijalankan, terlepas dari pengaturan pilihan Trusted.

Distribusi pesan yang masuk dapat dikontrol jika diurutkan berdasarkan queue atau berdasarkan isi dari “To:”. Untuk kolom Dispatching, jika memilih “Dispatching by selected queue”, maka email yang masuk akan diurutkan ke dalam queue tertentu. Alamat dimana email itu dikirim akan diabaikan dalam kasus ini. Jika memilih "Dispatching by email To: field", sistem akan memeriksa apakah queue dikaitkan dengan alamat yang terdapat pada kolom “To:” dari email yang masuk. Alamat dapat dihubungkan ke queue melalui Email address management yang ada pada halaman Admin. Jika alamat yang terdapat pada kolom “To:” dihubungkan dengan queue, email baru akan diurutkan berdasarkan queue terkait. Jika tidaka ada hubungan yang ditemukan antara alamat email yang terdapat pada kolom “To:” dengan queue apapun, maka email akan masuk ke dalam queue “Raw” pada sistem yang merupakan PostmasterDefaultQueue setelah instalasi default.

Semua data untuk mail accounts disimpan dalam database OTRS. Script otrs.PostMasterMailbox.pl yang terletak pada direktori bin dari instalasi OTRS menggunakan pengaturan dalam database dan mengambil email. Untuk memeriksa apakah semua pengaturan email bekerja dengan benar, eksekusi .bin/otrs.PostMasterMailbox.pl secara manual. Pada instalasi normal, email akan diambil setiap 10 menit oleh cron job postmaster_mailbox. Untuk informasi lebih lanjut tentang modifikasi cron jobs, lihat “Pengaturan Cron Jobs untuk OTRS”.

Catatan:

Ketika mengambil email, OTRS akan menghapus email dari server POP atau IMAP. Tidak ada pilihan untuk menyimpan salinan pada server. Jika ingin menyimpan salinan ke server, maka buat aturan forward pada mail server.